Como aprovar um Pedido de Compras no ERP

1. Etapas do Processo de Aprovação de Compras no ERP

1. Criação do Pedido de Compras

• O usuário responsável pelo setor de compras insere no ERP as seguintes informações:
  • Fornecedor
  • Itens desejados (descrição, quantidade, valor unitário)
  • Condições de pagamento
  • Data de entrega

2. Envio para Aprovação

• O pedido é enviado automaticamente para os responsáveis conforme as regras pré-definidas no ERP (ex.: gestor do departamento, diretoria financeira).
• Dependendo do sistema, pode haver aprovação por múltiplos níveis, baseada em valores ou categorias de produtos.

3. Validação de Orçamento e Política da Empresa

• O ERP verifica se o pedido se encaixa no orçamento aprovado e atende às diretrizes internas da empresa.
• Algumas regras comuns incluem:
  • Pedidos acima de determinado valor precisam de aprovação da diretoria.
  • Compras recorrentes podem ser aprovadas automaticamente.
  • Se o fornecedor já estiver homologado, o pedido pode ser liberado mais rapidamente.

4. Aprovação do Pedido

• O gestor acessa o ERP e pode aprovar, rejeitar ou solicitar ajustes.
• Dependendo do sistema, a aprovação pode ser feita por:
  • Painel do ERP (desktop ou mobile)
  • E-mail com link de aprovação
  • Workflow automatizado com notificações

5. Liberação para o Fornecedor

• Após a aprovação, o pedido é enviado para o fornecedor automaticamente via e-mail, portal B2B ou integração com sistemas de terceiros.

6. Integração com Estoque e Financeiro

• O ERP atualiza o módulo de estoque, informando a compra pendente.
• O setor financeiro é notificado para gerar o pagamento conforme o prazo acordado.

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2. Exemplo de Fluxo de Aprovação no ERP

Solicitante → Cria pedido no ERP
Gestor do setor → Valida necessidade e orçamento
Financeiro → Confirma disponibilidade de recursos
Diretoria (se necessário) → Aprova valores altos
Pedido Aprovado → Envio automático ao fornecedor

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3. Benefícios da Aprovação de Pedidos no ERP

Maior controle financeiro – Evita compras desnecessárias ou fora do orçamento.
Redução de erros – Elimina aprovações informais e garante conformidade.
Agilidade no processo – Pedidos são liberados mais rapidamente, sem burocracia excessiva.
Transparência e auditoria – Histórico de aprovações fica registrado para consulta futura.

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4. Conclusão

A aprovação de pedidos de compras no ERP garante um processo estruturado, seguro e eficiente, ajudando a empresa a manter controle sobre os gastos e melhorar o relacionamento com fornecedores.

 

 

Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB