Como consultar uma nota eletrônica pelo ERP

1. Acessando o módulo de NF-e no ERP

1.1. Localizando o módulo de NF-e

Primeiramente, é necessário acessar o módulo de NF-e dentro do ERP. O módulo pode estar localizado em áreas como Vendas, Financeiro, ou Faturamento, dependendo do sistema utilizado.

2. Informações necessárias para consultar a NF-e

Para realizar a consulta da NF-e no ERP, é preciso ter algumas informações básicas:

2.1. Chave de acesso

A chave de acesso é o número único gerado pelo sistema da SEFAZ quando a NF-e é autorizada. Essa chave contém 44 dígitos e é um identificador exclusivo da nota.

2.2. CNPJ do emitente

Em alguns casos, pode ser necessário informar o CNPJ da empresa que emitiu a NF-e.

2.3. Data de emissão

Se você não tiver a chave de acesso, o ERP pode permitir consultar a nota utilizando outras informações, como a data de emissão e o valor total da NF-e.

3. Consultando a NF-e no ERP

3.1. Realizando a consulta

Dentro do ERP, siga os seguintes passos:

Acesse a tela de consulta de NF-e.
Informe a chave de acesso ou outro dado necessário (como CNPJ, data de emissão, ou valor total).
Clique na opção de consultar.

O ERP então fará uma busca no banco de dados interno e, se necessário, consultará a SEFAZ para verificar o status da NF-e.

3.2. Verificando o status da NF-e

O ERP retornará o status da NF-e, que pode ser um dos seguintes:

Autorizada: A nota foi autorizada pela SEFAZ e está válida.
Rejeitada: Houve um erro na nota, e o ERP exibirá o código de rejeição e a descrição do erro.
Cancelada: A nota foi cancelada após a autorização.
Denegada: A SEFAZ não autorizou a nota devido a alguma irregularidade.

4. Visualizando a NF-e e o DANFE

4.1. Visualizando a NF-e no ERP

Se a NF-e foi autorizada, o ERP permitirá que você visualize o XML da nota fiscal. Esse arquivo contém todos os dados fiscais da nota, incluindo informações sobre a empresa, o cliente, os produtos, os impostos e outros detalhes.

4.2. Acessando o DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é gerado automaticamente pelo ERP e pode ser visualizado e impresso. O DANFE é usado para acompanhar a mercadoria durante o transporte e pode ser enviado ao cliente.

5. Consultando histórico de NF-e

5.1. Acompanhamento de Notas Fiscais emitidas

Muitos ERPs oferecem um histórico completo de todas as NF-e emitidas pela empresa. Esse histórico inclui a possibilidade de consultar notas passadas, conferir os documentos fiscais e verificar o status de cada uma delas.

6. Possíveis erros e correções

Se o ERP indicar que a NF-e foi rejeitada ou denegada, o sistema exibirá o código de rejeição e a descrição do erro. É importante verificar as causas, corrigir as informações e reenviar a NF-e.

Considerações finais

A consulta de uma NF-e pelo ERP é essencial para garantir que todas as transações fiscais sejam realizadas corretamente. Isso ajuda na gestão eficiente da empresa, na redução de erros e no cumprimento das obrigações fiscais.

Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB

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