Como emitir nota eletrônica pelo ERP

1. Preparação Inicial

Antes de emitir uma NF-e pelo ERP, é necessário garantir que o sistema esteja configurado corretamente e que as informações fiscais e cadastrais estejam atualizadas. Para isso:

1.1. Cadastro de Empresa e Produtos

Certifique-se de que a empresa e os produtos estejam cadastrados corretamente no ERP, com informações fiscais como CNPJ, inscrição estadual, natureza da operação, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e tributação (ICMS, IPI, PIS, COFINS etc.).

1.2. Certificado Digital

A empresa deve possuir um certificado digital válido para realizar a assinatura digital da NF-e. O certificado deve estar instalado corretamente no ERP para que a transmissão da nota seja feita de forma segura.

2. Emitindo a Nota Fiscal Eletrônica

2.1. Acessando o Módulo de NF-e no ERP

Entre no módulo de emissão de NF-e no seu sistema ERP. Esse módulo normalmente está disponível dentro de uma área de vendas ou faturamento.

2.2. Criando o Pedido ou Venda

Primeiramente, crie o pedido de venda ou a fatura no ERP, preenchendo todos os dados necessários, como:
- Dados do cliente (CNPJ, endereço, inscrição estadual, etc.).
- Produtos e quantidades.
- Valores (preço de venda, descontos, frete, etc.).
- Forma de pagamento e frete.

2.3. Validando as Informações Fiscais

O ERP automaticamente validará os dados fiscais, como a tributação de ICMS, CFOP, CST (Código de Situação Tributária) e outros parâmetros necessários para a emissão correta da NF-e. Caso haja algum erro de preenchimento, o sistema alertará para a correção.

2.4. Gerando a NF-e

Após a conferência de todos os dados, clique na opção para gerar a NF-e. O ERP gerará a nota fiscal eletrônica com base nas informações do pedido ou fatura, incluindo os dados fiscais e os dados do cliente.

3. Assinatura Digital e Transmissão para a SEFAZ

3.1. Assinatura Digital

O ERP utiliza o certificado digital da empresa para assinar a NF-e digitalmente. A assinatura digital garante a autenticidade da nota e sua conformidade com as exigências legais.

3.2. Envio para a SEFAZ

Após a assinatura, a NF-e é transmitida automaticamente para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), que validará as informações e, caso estejam corretas, autorizará a emissão da nota fiscal.

4. Recebimento da Autorização

4.1. Status da NF-e

Após o envio para a SEFAZ, o ERP aguardará a resposta de autorização. Se tudo estiver correto, a NF-e será autorizada e o status será atualizado no sistema.
Caso haja algum erro, a NF-e será rejeitada, e o ERP irá fornecer um código de rejeição, indicando qual foi o problema para que a correção seja realizada.

4.2. Emissão do DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é gerado automaticamente pelo ERP após a autorização da NF-e pela SEFAZ. O DANFE é um documento impresso que acompanha a mercadoria durante o transporte e contém informações sobre a NF-e, como a chave de acesso.

5. Armazenamento e Envio da NF-e

O ERP armazenará a NF-e e o DANFE digitalmente, permitindo que a empresa acesse e consulte as notas emitidas sempre que necessário.
Após a emissão da NF-e, você pode enviar o DANFE para o cliente por e-mail ou outro meio de comunicação.

6. Possíveis Erros e Como Corrigir

Caso a NF-e seja rejeitada, o ERP informará o motivo do erro. As causas mais comuns incluem:

Erro de CNPJ.
CFOP incorreto.
Informações tributárias inválidas.
Data de emissão fora do prazo.

O ERP permitirá corrigir essas informações e reenviar a NF-e para a SEFAZ.

Considerações Finais

Emitir uma NF-e pelo ERP garante agilidade e conformidade fiscal, além de reduzir erros e melhorar o controle sobre as operações fiscais. A integração do ERP com a SEFAZ facilita todo o processo, tornando a gestão da empresa mais eficiente e sem complicações.

Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB

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