Como emitir uma nota eletrônica em contingência pelo ERP

1. O que é emissão de NF-e em contingência?

A emissão em contingência ocorre quando não é possível fazer a transmissão da NF-e diretamente para a Receita Federal ou a SEFAZ devido a problemas técnicos. Nesse caso, a NF-e é emitida em modo de contingência e, posteriormente, quando o sistema voltar a funcionar, ela é transmitida e validada.

2. Tipos de contingência

Existem dois tipos principais de contingência para a emissão de NF-e:

2.1. Contingência offline

Quando usar: Quando a conexão com o sistema da Receita Federal ou da SEFAZ não está disponível, por problemas de rede ou sistema.
Como funciona: A NF-e é gerada localmente no ERP, sem a transmissão imediata para o sistema. Após o restabelecimento da comunicação, a NF-e será transmitida e autorizada.

2.2. Contingência SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional)

Quando usar: Quando o sistema de comunicação com a SEFAZ está temporariamente inoperante.
Como funciona: A nota é transmitida diretamente para um sistema de contingência, e a autorização será feita pela SEFAZ posteriormente, no momento em que o sistema voltar ao normal.

3. Emitindo uma NF-e em contingência pelo ERP

3.1. Verificar a falha no sistema

Antes de iniciar o processo de contingência, é necessário verificar se realmente há uma falha na comunicação com a Receita Federal ou a SEFAZ. No ERP, isso pode ser indicado por uma mensagem de erro ou falta de resposta do sistema.

3.2. Configurar o modo de contingência

A maioria dos ERPs possui uma funcionalidade que permite ativar o modo de contingência automaticamente quando a comunicação com a SEFAZ não está disponível. Siga os passos abaixo:

Acesse o módulo de NF-e no ERP.
Selecione o tipo de contingência a ser utilizado, conforme o erro identificado (Offline ou SCAN).
Preencha os dados da NF-e normalmente, como em uma emissão regular.
Envie a NF-e para o ERP gerar a nota em contingência.

3.3. Gerar e imprimir a NF-e

Após a ativação da contingência, o ERP gerará a NF-e e, normalmente, imprimirá um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Esse documento será utilizado para o transporte da mercadoria, mesmo sem a autorização imediata da SEFAZ.

3.4. Aguardar a regularização

Quando o sistema de comunicação for restabelecido, o ERP transmitirá a NF-e e aguardará a autorização da SEFAZ. Assim que o status da nota for alterado para autorizada, o DANFE se tornará válido.

4. Pós-Emissão: transmissão da NF-e

Após a regularização do sistema de comunicação, a NF-e gerada em contingência precisa ser transmitida à SEFAZ para obtenção da autorização. Essa etapa será realizada automaticamente pelo ERP, caso o sistema tenha sido configurado para isso.

5. Considerações importantes

Prazos de contingência: Lembre-se de que o prazo para o cancelamento de uma NF-e em contingência pode ser afetado pela regulamentação da SEFAZ e pela necessidade de enviar a nota dentro de um período específico.
Documentação: O DANFE gerado durante a contingência deve ser mantido até a autorização final da NF-e.
Erros: Caso haja erro no preenchimento durante a contingência, será necessário corrigir a nota e reenviá-la após a comunicação ser restabelecida.

Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB

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