Como faturar vários pedidos em lote no ERP
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1. O Que é o Faturamento em Lote?
Faturar em lote é a emissão simultânea de notas fiscais para diversos pedidos de venda dentro do sistema ERP. Em vez de gerar uma nota fiscal de cada vez, o ERP permite que o usuário selecione vários pedidos e realize o faturamento de todos em uma única operação.
Exemplo:
- Uma distribuidora de alimentos recebeu 50 pedidos em um dia. Em vez de emitir as notas fiscais individualmente, o responsável seleciona todos os pedidos no ERP e gera as 50 notas de uma vez.
2. Quando Utilizar o Faturamento em Lote?
Esse recurso é ideal para empresas que:
- Recebem muitos pedidos diariamente;
- Atendem pedidos recorrentes de clientes fixos;
- Possuem operações logísticas que exigem agilidade na liberação de mercadorias;
- Trabalham com vendas de produtos de baixo valor unitário em grande quantidade.
Exemplo:
- Uma papelaria que vende materiais de escritório para várias empresas todos os dias pode faturar todos os pedidos do dia em lote antes do envio.
3. Como Faturar Pedidos em Lote no ERP?
Embora o procedimento possa variar de acordo com o sistema ERP utilizado, o processo geral segue os seguintes passos:
3.1. Acesso ao Módulo de Pedidos de Venda
No sistema ERP, o usuário acessa o módulo de "Pedidos de Venda" ou "Faturamento".
3.2. Seleção dos Pedidos a Serem Faturados
É feita a seleção dos pedidos que estão prontos para serem faturados. Normalmente, o sistema permite filtrar os pedidos por status (exemplo: “Aguardando Faturamento”), data, cliente ou outras categorias.
Exemplo:
- Selecionar todos os pedidos do dia ou todos os pedidos de um determinado cliente.
3.3. Conferência e Validação Automática
O ERP verifica se cada pedido tem estoque disponível e se os dados estão corretos, como valores, produtos e prazos. Caso haja algum problema, o sistema emite alertas.
3.4. Geração das Notas Fiscais em Lote
Após a conferência, o usuário clica na opção “Faturar em Lote”. O sistema emite todas as notas fiscais eletrônicas (NF-e) automaticamente e transmite para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
3.5. Impressão ou Envio das Notas Fiscais
Após a aprovação da SEFAZ, o ERP disponibiliza as notas fiscais em PDF para impressão ou envio automático para os clientes por e-mail ou WhatsApp.
Exemplo:
- Após faturar os 50 pedidos do dia, o sistema gera todas as notas e as envia automaticamente aos e-mails cadastrados dos clientes.
4. Benefícios do Faturamento em Lote no ERP
4.1. Agilidade Operacional
Emitir notas fiscais de dezenas de pedidos em poucos minutos economiza tempo e libera a equipe para outras tarefas.
4.2. Redução de Erros
Como o sistema automatiza todo o processo, as chances de erros manuais, como valores incorretos ou notas duplicadas, diminuem consideravelmente.
4.3. Integração com Estoque e Financeiro
Ao faturar os pedidos, o ERP já dá baixa automática no estoque e gera as contas a receber no módulo financeiro.
4.4. Melhor Controle das Entregas
Com todas as notas fiscais emitidas em lote, o setor de expedição pode organizar melhor as entregas e otimizar as rotas de transporte.
Exemplo:
- Uma distribuidora de bebidas fatura todos os pedidos do dia pela manhã e organiza as entregas conforme as notas geradas, agrupando por região.
5. Cuidados ao Utilizar o Faturamento em Lote
- Verificar o estoque: Antes de faturar, é essencial garantir que todos os produtos estejam disponíveis;
- Conferir os dados dos pedidos: É importante revisar se todos os pedidos estão corretos antes de emitir as notas fiscais;
- Monitorar rejeições: Caso a SEFAZ rejeite alguma nota, o ERP normalmente destaca o problema para que a equipe corrija rapidamente.
Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB