O que é o status da nota eletrônica
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1. O que é o Status da Nota Eletrônica?
O status da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a situação da nota fiscal em relação ao seu processamento e validação no sistema da Receita Federal. Ele indica se a NF-e foi aceita, rejeitada, cancelada ou está em algum outro estado durante o processo de emissão e registro da nota fiscal.
2. Principais Status da Nota Eletrônica
Aqui estão os principais status que uma NF-e pode ter durante o seu ciclo de vida:
2.1. Autorizada
Este é o status que indica que a NF-e foi aceita pela Receita Federal e está válida para circulação. A autorização é dada quando a nota fiscal atende a todas as exigências fiscais e tributárias. Com a autorização, a NF-e ganha a chave de acesso e pode ser utilizada para efeitos fiscais e comerciais.
2.2. Rejeitada
Quando a NF-e não é validada devido a erros ou inconsistências nos dados informados, ela recebe o status rejeitada. A rejeição pode ocorrer por diversos motivos, como dados incorretos no CNPJ, CFOP, ou inconsistências nos valores dos tributos. O emissor da nota precisa corrigir as falhas e reenviar a NF-e.
2.3. Cancelada
O status cancelada é atribuído a uma NF-e quando o emitente solicita o cancelamento da nota. Para que a nota seja cancelada, a operação precisa ser revertida e o pedido de cancelamento deve ser feito dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal (normalmente, 24 horas após a autorização). Após o cancelamento, a NF-e perde sua validade.
2.4. Denegada
A NF-e pode receber o status denegada quando a Receita Federal impede a autorização da nota fiscal. Isso pode acontecer por problemas de pendências fiscais ou por irregularidades na inscrição estadual do emitente, por exemplo. Nesse caso, a nota não será válida e a empresa precisará regularizar a situação fiscal para poder emitir novas NF-es.
2.5. Contingência
Quando a NF-e não pode ser transmitida para a Receita Federal por questões técnicas ou de comunicação, ela pode ser emitida em contingência. Nesse caso, a empresa deve gerar um arquivo de contingência e, posteriormente, enviá-lo à Receita para regularização.
3. Como Consultar o Status da NF-e?
O status da NF-e pode ser consultado de várias formas:
- Portal da Receita Federal: Através da chave de acesso da NF-e, é possível consultar o status diretamente no portal da Receita Federal.
- Sefaz (Secretaria da Fazenda Estadual): Cada estado possui seu próprio portal para consulta de NF-e.
- Sistema ERP: Muitas empresas utilizam sistemas ERPs que oferecem a funcionalidade de consulta automática do status das NF-es enviadas.
4. Como Agir em Caso de Erro no Status?
Caso uma NF-e seja rejeitada ou denegada, o emitente precisa:
- Identificar o motivo da rejeição ou denegação, consultando o código de rejeição ou o motivo fornecido pela Receita Federal.
- Corrigir as informações na nota fiscal, como dados de CNPJ, CFOP, ICMS, entre outros.
- Reenviar a NF-e corrigida para a Receita Federal.
Para cancelamento ou denegação, é importante verificar as pendências fiscais e regularizar a situação com a Receita ou com o órgão responsável.
Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB