O que é um arquivo XML
1. Características do Arquivo XML
- Formato Texto: É um arquivo baseado em texto, que pode ser lido por pessoas e sistemas.
- Padronizado: Segue regras específicas para estruturar e organizar informações.
- Leve e Flexível: Pode ser aberto em editores de texto comuns ou sistemas especializados.
- Linguagem de Marcação: Utiliza tags (etiquetas) para delimitar e descrever os dados.
2. Para Que Serve o Arquivo XML?
O arquivo XML é utilizado principalmente para integrar e transmitir informações entre sistemas e órgãos fiscalizadores.
Na área fiscal e contábil, ele é obrigatório na emissão de documentos fiscais eletrônicos, como:
| Tipo de Documento | Finalidade |
|---|---|
| NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) | Registrar operações de venda de mercadorias. |
| NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) | Registrar vendas diretas ao consumidor final. |
| CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) | Documentar prestações de serviços de transporte. |
| MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) | Vincular várias notas em uma carga de transporte. |
Esses arquivos XML são enviados automaticamente à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e armazenados pela empresa como comprovantes fiscais.
3. Elementos Importantes em um XML Fiscal
Os arquivos XML fiscais possuem diversos campos com informações obrigatórias, como:
- Dados do Emitente: Nome da empresa, CNPJ, Inscrição Estadual.
- Dados do Destinatário: Nome do cliente, CPF/CNPJ, endereço.
- Produtos e Serviços: Descrição, valor, quantidade, unidade de medida.
- Tributos: ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros.
- Totais da Nota: Valor total da operação e base de cálculo dos tributos.
4. Como Visualizar um Arquivo XML?
Embora o XML seja lido por sistemas, você pode visualizá-lo de forma amigável utilizando:
Programas específicos: Visualizadores de NF-e, como o site da Receita Federal ou softwares de ERP.
Conversores: Sistemas que transformam o XML em DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Abrir em bloco de notas: É possível abrir o XML em qualquer editor de texto, mas a leitura será técnica e menos prática.
5. Importância do XML nas Empresas
- Obrigatório: As empresas devem guardar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, pois podem ser solicitados pelo Fisco.
- Facilita Conferências: Utilizado para importar notas fiscais de fornecedores no ERP, automatizando lançamentos.
- Segurança Jurídica: Serve como comprovante fiscal válido, até mais importante que o DANFE.
6. Conclusão
O arquivo XML é fundamental para o controle fiscal e contábil das empresas, especialmente em processos de emissão e recebimento de notas fiscais eletrônicas.
Ele garante a autenticidade e segurança das informações fiscais, facilita a integração com o ERP e ajuda na automatização do setor administrativo.
Publicação elaborada pela equipe ERPSISWEB